Przeprowadzka firmy to nie tylko przewiezienie biurek. Trzeba zadbać o ciągłość pracy zespołu, sprzęt IT, dokumenty i formalności związane ze zmianą adresu. Poniżej plan krok po kroku: od wyboru terminu, przez harmonogram i pakowanie, po orientacyjną liczbę busów i listę kontrolną. SLAWA sp. z o.o. realizuje przeprowadzki biur i firm busami do 3,5 t, więc w poradniku opieramy się na takim właśnie transporcie.
Przeprowadzka firmy – od czego zacząć
Na starcie ustal trzy rzeczy: termin, osobę odpowiedzialną i zakres. Termin najlepiej wybrać na koniec tygodnia albo na weekend, kiedy firma pracuje najmniej. Osoba odpowiedzialna (często office manager albo szef administracji) zbiera pytania od zespołu i pilnuje harmonogramu. Zakres to odpowiedź na pytanie: co jedzie do nowego biura (meble, sprzęt, archiwum), a co zostaje do utylizacji lub sprzedaży.
Zrób krótką inwentaryzację: ile jest stanowisk pracy, szaf, regałów, drukarek, serwerów i kartonów z dokumentami. Na jej podstawie prosisz o wycenę i planujesz liczbę kursów. Im dokładniejsza lista, tym mniej niespodzianek w dniu przeprowadzki.
Harmonogram: 8 tygodni, 4 tygodnie, tydzień przed i dzień przeprowadzki
8 tygodni przed
- wybierz termin i osobę odpowiedzialną,
- zrób inwentaryzację i zdecyduj, co się nie przeprowadza,
- zamów wycenę transportu i sprawdź, czy wykonawca obsługuje przeprowadzki biur i firm,
- zaplanuj układ nowego biura (kto gdzie siedzi).
4 tygodnie przed
- potwierdź termin z wykonawcą i zarezerwuj windę lub miejsce do parkowania pod budynkiem,
- zamów kartony, folię i taśmy lub ustal, kto pakuje (firma czy wykonawca),
- poinformuj zespół o zasadach pakowania i opisywania rzeczy,
- skontaktuj się z dostawcą internetu i telefonii, żeby w nowym biurze łącza działały od pierwszego dnia.
Tydzień przed
- spakuj archiwum i rzeczy, których nie używacie na co dzień,
- każdy pracownik pakuje swoje biurko i opisuje kartony kodem stanowiska,
- zrób kopię zapasową danych i sprawdź, czy sprzęt IT jest odłączony zgodnie z instrukcją działu IT,
- przygotuj plan nowego biura z numerami stanowisk do wywieszenia na drzwiach.
Dzień przeprowadzki
- osoba odpowiedzialna jest na miejscu załadunku i rozładunku,
- kartony są opisane i stoją przy drzwiach, meble zabezpieczone kocami lub folią,
- na końcu sprawdzasz puste biuro: szafki, szuflady, zaplecze,
- w nowym miejscu rozstawiasz meble według planu, a kartony trafiają na właściwe stanowiska.
Sprzęt IT, serwer i dokumenty – jak pakować i opisywać
Sprzęt IT najlepiej pakować w oryginalne kartony albo w folię bąbelkową, z kablami zabezpieczonymi w osobnych, opisanych workach. Monitory i komputery przewożone są pionowo lub zgodnie z zaleceniem producenta, a w busie zabezpiecza się je pasami, żeby nie przesuwały się na zakrętach. Serwer i macierze dyskowe wyłącz zgodnie z procedurą, a dane zabezpiecz kopią. Wyłączenie i ponowne uruchomienie serwera lepiej zostawić administratorowi, nie wykonawcy transportu.
Dokumenty pakuj w kartony archiwalne, opisane numerem działu i kolejnym numerem kartonu. Dokumenty poufne lub z danymi osobowymi możesz przewozić w zamykanych, zaplombowanych pudłach i odbierać je osobiście po przyjeździe na miejsce.
Przeprowadzka po godzinach i w weekend – jak nie zatrzymać pracy firmy
Żeby przestój był jak najkrótszy, przeprowadzkę dzieli się na etapy. W piątek po pracy jedzie archiwum, meble i sprzęt, którego nie trzeba używać w weekend, a w sobotę oraz niedzielę stanowiska pracy. W poniedziałek zespół zaczyna pracę w nowym biurze. Uzgodnij z wykonawcą godziny załadunku, a z administratorem budynku zasady korzystania z windy i rampy po godzinach pracy. Dostępność w weekend i w konkretnych godzinach potwierdź z wykonawcą z wyprzedzeniem.
Ile busów do 3,5 t potrzeba – orientacyjnie
Bus do 3,5 t ma zwykle kilkanaście metrów sześciennych przestrzeni ładunkowej i około tony ładowności, ale dokładne wartości zależą od modelu (poniższe liczby to orientacyjne szacunki rynkowe, nie parametry floty SLAWA). Liczba kursów zależy od tego, ile jest mebli, jak duże jest archiwum i czy sprzęt jedzie w kartonach.
| Wielkość biura | Orientacyjnie | Co wpływa na wynik |
|---|---|---|
| do 5 osób | 1 bus, 1-2 kursy | liczba biurek i szaf, ilość archiwum |
| około 15 osób | 2-3 busy lub kilka kursów jednego busa | meble biurowe, sala konferencyjna, serwerownia |
| około 30 osób | 4-6 busów lub kilka kursów | archiwum, magazyn, wielkość mebli |
Najdokładniejszą liczbę podaje wycena na podstawie listy mebli i zdjęć. Jeśli ciągle zmieniasz zakres, daj znać wykonawcy, bo liczba kursów może się zmienić.
Formalności po przeprowadzce
- zgłoś zmianę adresu w CEIDG (jednoosobowa działalność) lub w KRS (spółki), zwykle w ciągu 7 dni od zmiany, ale sprawdź aktualny termin u księgowej,
- poinformuj kontrahentów, bank, ubezpieczyciela i urząd skarbowy o nowym adresie,
- zaktualizuj adres na stronie, w stopce maili, na fakturach, pieczątkach i w Google Maps,
- przekieruj pocztę i skonfiguruj odbiór przesyłek w nowym miejscu.
Checklista przeprowadzki firmy
- Termin i osoba odpowiedzialna ustalone
- Inwentaryzacja mebli, sprzętu i archiwum
- Wycena i potwierdzony termin z wykonawcą
- Winda, parking i dostęp do budynku zarezerwowane
- Kartony opisane kodem stanowiska
- Kopia zapasowa danych i plan odłączenia IT
- Internet i telefony zamówione w nowym biurze
- Plan rozmieszczenia mebli w nowym biurze
- Zgłoszenie zmiany adresu w CEIDG lub KRS
- Powiadomienie kontrahentów i aktualizacja adresu w internecie
FAQ
Ile trwa przeprowadzka biura?
Małe biuro można przewieźć w jeden dzień. Większe firmy planują przeprowadzkę na weekend albo w kilku etapach. Czas zależy od liczby stanowisk, mebli i archiwum, a dokładniejszy plan ustalasz z wykonawcą po inwentaryzacji.
Kto pakuje biuro przy przeprowadzce firmy?
Zwykle pracownicy pakują własne biurka i dokumenty, a wykonawca zajmuje się meblami i załadunkiem. SLAWA realizuje pakowanie i zabezpieczanie mienia oraz montaż i demontaż mebli w ramach przeprowadzek, a zakres ustalamy przy wycenie.
Czy transport mebli biurowych jest ubezpieczony?
SLAWA posiada ubezpieczenie OCP przewoźnika do 1 mln euro. Szczegóły zakresu ochrony dla konkretnego zlecenia warto omówić przy wycenie.
Zaplanuj przeprowadzkę swojej firmy
Napisz, ile macie stanowisk i jakie meble oraz sprzęt jadą do nowego biura. Zobacz ofertę przeprowadzek i transportu mebli albo przejdź do formularza kontaktowego, a przygotujemy wycenę.
Zapytaj o bezpłatną wycenę
Odpowiadamy w dniu roboczym. Bez zobowiązań.
